Funktioner och verktygslåda
Uppsala universitet erbjuder arrangörer av AIMday en introduktionsutbildning, kontinuerligt stöd och en praktisk verktygslåda. För att underlätta planeringen finns en manual som täcker allt inför ditt AIMday-event.
När eventet ska genomföras skapas en dedikerad hemsida och du får tillgång till administrativa verktyg så som registreringssystem, schemaläggningsprogram och funktioner för att hämta och ladda ner program.
Manualen
Hur planerar och genomförs ett AIMday-event? Allt du behöver veta finns i manualen som är tänkt som en praktisk vägledning i stort och smått och från start till mål. Här beskrivs i detalj aktiviteterna i varje steg i processen samtidigt som du får tips om allt från marknadsföring till mingel. Manualen innehåller dessutom de grafiska riktlinjer som tagits fram för AIMday. Du får tillgång till manualen så snart det finns ett samarbetsavtal på plats.
Läs mer om avtal och kostnader
Varumärket
AIMday är ett registrerat varumärke som ägs av Uppsala universitet och har genom åren etablerat sig som en stark plattform för samverkan mellan akademi och samhälle, både i Sverige och internationellt. AIMdays kärnvärden – enkelhet, närhet och öppenhet – är grundläggande och något som alltid eftersträvas.
Genom AIMday öppnas universitetsmiljön upp för det omgivande samhället, och en arena skapas för informella och uppriktiga samtal kring aktuella utmaningar. När olika kunskaper, perspektiv och idéer möts uppstår en dynamisk och kreativ mix som leder till en produktiv atmosfär och påvisat goda resultat.
aimday.se
Webbplatsen www.aimday.se är det digitala navet för alla AIMday-event, oavsett var de äger rum. Varje event får en egen, unik sida på plattformen, som skapas av webbplatsens värd Uppsala universitet.
Arrangören ansvarar för innehållet på sin eventsida, och när den är på plats får användarna smidig tillgång till en uppsättning smarta administrativa verktyg särskilt utvecklade för AIMday. Dessa digitala verktyg är utformade för att stödja hela AIMday-processen och underlätta planering, genomförande och uppföljning av eventet.
Registreringsverktyg
Varje unik eventsida på aimday.se har ett inbyggt verktyg som gör anmälan enkel för både externa organisationer och forskare. Här följer en kort beskrivning av dess funktioner:
Konferenssystem
Konferenssystemet hanterar alla viktiga inställningar för eventet, inklusive datum för själva eventet samt öppnings- och stängningsdatum för anmälan för både externa organisationer och forskare. Systemet samlar alla anmälningar på ett ställe och erbjuder möjlighet att exportera följande information till Excel:
- Alla organisationer som har registrerat sig
- Varje organisations representanter
- Vilka utmaningar som olika organisationer har skickat in
- Vilka forskare som har anmält sig, till vilka utmaningar de har anmält intresse och hur de har prioriterat bland utmaningarna
AIMdays schemläggningsverktyg
AIMdays schemaläggare är ett kraftfullt och nästintill oumbärligt verktyg som gör det enkelt att skapa ett bra program för eventet. Med schemaläggaren kan du generera förslag på ett optimalt program baserat på de inkomna utmaningarna samt forskarnas prioriteringar och tillgänglighet.
Det finns inga begränsningar i antal programförslag – du kan ta fram flera alternativ och jämföra olika upplägg. Detta gör det möjligt att finjustera och anpassa programmet tills det bästa upplägget för dagen är på plats.
Nedladdningar och utskrifter
En annan funktion som sparar värdefull tid är möjligheten att skapa olika program för nedladdning och utskrift. När programmet för ett event är färdigt kan du enkelt ladda ner det i flera olika PDF-format för utskrift. Du kan även lägga till namn eller nummer på grupprum samt ange tider för varje workshop, vilket gör det smidigare för både arrangörer och deltagare under AIMday.
Specifika program som kan laddas ner:
- Utmaningar – lista per rum med tid och deltagarförteckning för varje workshop
- Organisationer – översikt per deltagande organisation
- Representanter – personligt program för varje deltagare
- Forskare – personligt program för varje deltagare
- Rum – förteckning per rum med pågående workshop
Utskick
Det är möjligt att skicka e-post till deltagarna på ditt event via vår webbtjänst.
Utbildning
För att ge bästa möjliga start på er AIMday-process kommer ni att erbjudas en utbildning. Utbildningen kommer att ta upp till en dag att genomföra, men kan vid behov delas upp på flera tillfällen enligt överenskommelse. Utbildningen ges av personer med kunskap och praktisk erfarenhet av AIMday.
Under utbildningen får ni en genomgång av hela konceptet – syfte, mål och samtliga steg i processen. Ni får en introduktion till de administrativa verktyg som finns som stöd under genomförandet men också värdefulla praktiska tips samt svar på frågor och funderingar.
Utbildningen kan genomföras online, på ert lärosäte eller vid Uppsala universitet, beroende på vad som passar er bäst. Eventuella rese- och boendekostnader i samband med utbildningen täcks av ert lärosäte.
Support
Även efter att utbildningen är genomförd kan det naturligtvis uppstå situationer där du behöver stöd och vägledning. Då kan du känna dig trygg i att AIMday-teamet finns här för dig – oavsett om det handlar om att bolla en fråga eller få guidning genom processen. Ingen fråga är för liten!
Kontakt
Tveka inte att höra av dig om du har frågor och funderingar.